Podmínky ochrany osobních údajů

1. Vymezení základních pojmů

1.1. Pojmy "Poskytovatel", "Uživatel", "Licenční smlouva", "Aplikace" mají stejný význam, který definují Obchodní podmínky.

1.2. Poskytovatel a Uživatel spolu uzavřeli Licenční smlouvu tím, že Uživatel odsouhlasil všeobecné obchodní podmínky zveřejněné na www.simbila.com/cs/site/tos při zřízení uživatelského účtu.

1.3. Správcem osobních údajů Uživatele je společnost TRUEAPPS a.s, se sídlem Olomoucká 81, 62700, Brno, IČ: 26237661, DIČ: CZ26237661za účelem plnění smlouvy (realizace smluvního vztahu) , plnění zákonných povinností ve smyslu nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) (dále jen: “GDPR”).

1.4. Termíny "správce dat", "zpracovatel dat", "osobní údaje", "zpracování", "odpovídající technická a organizační opatření" použitá v tomto textu je třeba vykládat v kontextu GDPR.

2. Jaké osobní údaje Poskytovatel o Uživateli spravuje

2.1. Pro poskytování Aplikace a její podporu jde o údaje:

Email – přihlašovací jméno Uživatele - (plnění smlouvy)
Heslo – pro ověření Uživatele - (plnění smlouvy)
Identifikační číslo (IČ) – pokud ho Uživatel má; povinný údaj na fakturách (plnění daňových povinností)
Daňové identifikační číslo (DIČ) – povinný údaj na fakturách u identifikovaných osob, plátců DPH a pro EET (plnění daňových povinností)
Fakturační adresa – povinný údaj na faktuře (plnění daňových povinností)
Číslo bankovního účtu – pro zobrazení na fakturách (plnění smlouvy)
Technické údaje - odkud uživatel přišel na web Simbily, pro statistické účely
IP adresy - provozní důvody (plněn smlouvy)
Veškerou korespondenci (např. přes email, chat, v aplikaci) s uživatelskou podporou Aplikace (plnění smlouvy, oprávněný zájem naší společnosti)
Dobrovolné odpovědi Uživatele na ankety Poskytovatele
Konverzace s AI asistentem v Aplikaci a údaje, které si asistent na přání Uživatele zapamatuje (plnění smlouvy)
Záznamy o činnosti Aplikace (logy), ve kterých mohou být i záznamy činnosti Uživatele v jeho účtu

2.2. Další údaje o sobě do svého uživatelského účtu Uživatel zadá při používání Aplikace.

2.3. Web a Aplikace používají nezbytné soubory cookie a úložiště prohlížeče, bez kterých nemohou fungovat (přihlášení a zabezpečení relace, jazyk, vzhled, zapamatování volby ohledně cookies); k nim souhlas není třeba. Další cookies a obdobné technologie Poskytovatel používá jen s předchozím souhlasem Uživatele, uděleným na liště cookies zvlášť pro každou kategorii (tlačítkem „Přijmout vše“ nebo volbou v „Nastavení“):

a) analytické – měření návštěvnosti nástrojem Google Analytics a načítání písem Google Fonts na webu; příjemcem údajů (IP adresa, identifikátor prohlížeče, navštívené stránky) je Google Ireland Ltd.; dále cookie simbila_attr (90 dní), ve které si web pamatuje, z jaké kampaně nebo stránky návštěvník přišel, aby se to při registraci uložilo k jeho účtu;

b) marketingové – měření účinnosti reklamních kampaní a zobrazování reklamy návštěvníkům webu (remarketing) prostřednictvím Google Ads (Google Ireland Ltd.), Meta pixelu pro Facebook a Instagram (Meta Platforms Ireland Ltd.) a retargetingu Sklik (Seznam.cz, a.s.); zpracovávají se identifikátory prohlížeče a reklamního prokliku, navštívené stránky a IP adresa. Identifikátor reklamního prokliku se s tímto souhlasem ukládá i k účtu vytvořenému registrací, aby Poskytovatel mohl reklamním systémům oznámit, že reklama vedla k registraci nebo nákupu.

Dokud Uživatel souhlas neudělí, web žádné z těchto cookies neukládá ani nečte; nástroje Google Analytics a Google Ads pouze odesílají společnosti Google Ireland Ltd. signály bez cookies (IP adresa, navštívená stránka, stav souhlasu), ze kterých se počítá souhrnná a modelovaná statistika návštěvnosti a účinnosti reklamy, a to na základě oprávněného zájmu Poskytovatele na měření jeho webu.

Údaje mohou být předány do USA. Souhlas platí 12 měsíců a Uživatel jej může kdykoli, i pro jednotlivou kategorii, odvolat odkazem „Nastavení cookies“ v patičce webu; souhlas s analytikou v Aplikaci také v Nastavení → Profil uživatele nebo na přihlašovací stránce. Odvoláním se příslušné měření ukončí a jeho cookies na doméně Poskytovatele se smažou.

2.4. Údaje o obchodních partnerech Uživatele, vydaných a přijatých fakturách apod. a nakládání s nimi ze strany Poskytovatele popisuje Zpracovatelská smlouva.

2.5. Pokud se Uživatel přihlašuje přes účet u společnosti Google, Microsoft nebo Facebook (dále jen "Poskytovatel přihlášení"), získává Poskytovatel od Poskytovatele přihlášení tyto údaje, a to pouze v rozsahu, který Uživatel při přihlášení odsouhlasí:

Trvalý identifikátor Uživatele u Poskytovatele přihlášení – jediný údaj, podle kterého se přihlášení páruje s účtem v Aplikaci (plnění smlouvy)
Emailová adresa – pro založení účtu a pro spárování s existujícím účtem (plnění smlouvy)
Jméno a příjmení – pro předvyplnění profilu (plnění smlouvy)
Odkaz na profilovou fotografii – pokud ji Poskytovatel přihlášení uvádí (plnění smlouvy)
Označení domény organizace – pouze u účtů Google Workspace, pro posouzení, zda adresu spravuje Google (plnění smlouvy, zabezpečení účtu)

2.6. Heslo k účtu u Poskytovatele přihlášení se Poskytovatel nikdy nedozví; Uživatel ho zadává výhradně na stránkách Poskytovatele přihlášení.

3. Co s daty Poskytovatel dělá, jak je zpracovává

3.1. Zpracováním osobních údajů za účelem realizace smluvního vztahu se rozumí zpracování údajů v rozsahu nezbytném pro plnění Licenční smlouvy. Za tímto účelem budou v nezbytném rozsahu zpracovávány Uživatelovy identifikační a kontaktní údaje a dále informace vztahující se k zajištění chodu Aplikace. V případě, že Uživatel s poskytnutím svých údajů za tímto účelem nesouhlasí, nelze smlouvu uzavřít.

3.2. Zpracováním osobních údajů za účelem plnění zákonných povinností se rozumí zejména plnění daňových povinností a pro účely stanovené zvláštními zákony pro potřeby splnění povinnosti součinnosti ve vztahu ke státním orgánům a orgánům veřejné správy. Zpracováním údajů z důvodu oprávněného zájmu naší společnosti se rozumí zejména vymáhání pohledávek, spory, zajištění důkazů pro případ hájení práv naší společnosti, evidence neuhrazených pohledávek dlužníků.

3.3. Pouze a výhradně se souhlasem uživatele lze zpracovávat jeho osobní údaje také pro marketingové účely. Marketingovým využitím údajů se rozumí pouze využití kontaktních údajů Uživatele za účelem šíření obchodních sdělení týkajících se vlastních produktů Poskytovatele (např. oznamování rozšiřování funkcí Aplikace), které již Uživateli poskytl. Pro marketingové využití údajů se vyžaduje souhlas Uživatele udělený samostatně, který je zcela dobrovolný, nezávislý na plnění licenční smlouvy a lze jej kdykoliv odvolat. 3.4. K osobním údajům zpracovávaným správcem mají přístup i třetí subjekty, jejichž služby Poskytovatel využívá pro zajištění chodu Aplikace – např. poskytovatelé serverové infrastruktury, zálohování dat, externí spolupracovníci a zaměstnanci. Dále to mohou být subjekty, jejichž služby poskytovatel využívá pro účetní služby, vymáhání pohledávek. S každým takovým subdodavatelem má Poskytovatel uzavřenou smlouvu zavazující subdodavatele k dodržování podmínek v této zpracovatelské smlouvě. Poskytovatel může do zpracování zapojit subdodavatele, pokud ten splňuje nároky shodné s ustanoveními této zpracovatelské smlouvy.

3.5 Seznam subdodavatelů Poskytovatele, které poskytovatel využívá pro zajištění chodu Aplikace je dostupný na www.simbila.com/cs/site/zpracovatele.

3.5. Ze strany Poskytovatele nedochází k automatickému individuálnímu rozhodování ve smyslu č. 22 GDPR.

3.6. Údaje podle odstavce 2.5 Poskytovatel používá výhradně k ověření totožnosti Uživatele při přihlášení, k propojení přihlášení s účtem v Aplikaci a k zobrazení v profilu Uživatele. Nepoužívá je k marketingovým účelům a nepředává je dál. Poskytovateli přihlášení se neodesílají žádná data Uživatele z Aplikace; probíhá pouze ověření přihlášení.

3.7. Aplikace obsahuje funkce využívající umělou inteligenci (dále jen "AI"): AI asistenta, se kterým Uživatel komunikuje v Aplikaci, vytěžení údajů z nahraných nebo e-mailem přijatých dokladů a třídění e-mailů doručených do schránky pro příjem faktur. Pro tyto funkce Poskytovatel využívá jazykové modely poskytovatelů AI uvedených v seznamu subdodavatelů podle odstavce 3.5 (Anthropic, OpenAI).

3.8. Poskytovateli AI se předávají jen údaje nutné pro konkrétní úkon: text dotazu Uživatele a údaje z Aplikace, které asistent k odpovědi potřebuje (např. faktury, kontakty, platby), obsah zpracovávaného dokladu nebo e-mailu. Poskytovatelé AI údaje zpracovávají jako zpracovatelé (subdodavatelé) Poskytovatele, nesmějí je použít k trénování svých modelů a uchovávají je jen po omezenou dobu nezbytnou k vyřízení požadavku a k zabezpečení služby. Údaje se tím předávají do USA, a to na základě rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně (EU-US Data Privacy Framework), případně standardních smluvních doložek schválených Evropskou komisí.

3.9. Výstupy AI jsou návrhy. AI se může mýlit, proto Aplikace vytěžené doklady ukládá ke kontrole a úkony s právními nebo finančními důsledky (např. vystavení, odeslání nebo smazání faktury, zaznamenání platby) provede až po potvrzení Uživatelem. Použití AI proto není automatizovaným individuálním rozhodováním podle odstavce 3.5 a čl. 22 GDPR.

3.10. AI funkce jsou volitelné. Uživatel je nemusí používat; Aplikaci lze plně používat i bez nich.

4. Práva Uživatele

4.1. Uživatel má právo právo vědět a dostat informace o tom, kdo je správcem, jeho zástupcem, znát případně i pověřence pro ochranu osobních údajů, účely zpracování, kategorie dotčených osobních údajů, příjemce nebo kategorie příjemců osobních údajů, informace o předání osobních údajů do třetích zemí, dobu uchování osobních údajů, oprávněné správce, právo znát svá práva, že se můžete obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů, právo znát zdroj zpracovávaných osobních údajů, informace zda a jak dochází k automatizovanému rozhodování a profilování. Uživatel má v souvislosti se zpracovávání jeho osobních údajů tato práva:

přístup k osobním údajům : potvrzení, že (zda) osobní údaje jsou nebo nejsou zpracovávány, přístup k informacím o účelech zpracování, kategoriích dotčených osobních údajů, příjemcích nebo kategoriích příjemců, dobu uchovávání osobních údajů, informace o Vašich právech, o právu podat stížnost Úřadu pro ochranu osobních údajů, informace o zdroji osobních údajů, informace o tom, zda dochází k automatizovanému rozhodování a profilování, informace a záruky v případě předávání osobních údajů do třetí země nebo mezinárodní organizace, právo na poskytnutí kopií zpracovávaných osobních údajů.
oprava osobních údajů : v případě,že uživatelova data nejsou aktuální, přesná nebo jsou jinak chybná, obrátí se na naši společnosti a my provedeme opravu
výmaz osobních údajů : v některých případech jsme povinni vymazat data na pokyn uživatele. Žádost o výmaz bude vyhodnocena a v případě, že správce dospěje k závěru, že další zpracování je nutné pro některý z účelů stanovený právními předpisy, bude uživatele o této skutečnosti informovat současně s poučením, že se uživatel může obrátit se stížností k Úřadu pro ochranu osobních údajů.
omezení zpracování osobních údajů: v případě zpracovávání osobních údajů na základě souhlasu nad rámec plnění smlouvy nebo zákonných důvodů zpracování může uživatel požadovat, aby zpracování bylo omezeno pouze na nejnutnější zákonné důvody
oznámení opravy, výmazu nebo omezení zpracování : v případě opravy, výmazu nebo omezení zpracování osobních údajů uživatel má uživatel právo na oznámení z naší strany, že k těmto činnostem došlo.
přenositelnost údajů: v případě žádosti uživatele, abychom poskytli jeho osobní údaje jinému správci, tyto údaje v odpovídajícím formátu předáme uživatelem určenému subjektu
vznést námitku: pokud uživatel nabude dojmu, že zpracování osobních údajů je prováděno v rozporu s ochranou soukromého a osobního života nebo v rozporu s právními předpisy, může se uživatel na nás obrátit a požádat nás o vysvětlení či odstranění vzniklého závadného stavu.
odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů : souhlas udělený pro obchodní a marketingové účely může uživatel kdykoliv odvolat výslovným a určitým projevem vůle emailem na adrese naší společnosti.
podat podnět či stížnost na Úřad pro ochranu osobních údajů : v souvislosti se zpracováváním osobních údajů uživatele se tento může obrátit s podnětem či stížností ve věci zpracování osobních údajů na dozorový orgán, a to na Úřad na ochranu osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, tel. č.: 234 665 111, webové stránky www.uoou.cz/.

4.2. Požádá-li Uživatel o informaci o rozsahu či způsobu zpracování svých Osobních údajů, je mu Poskytovatel povinen tuto informaci předat neprodleně, nejpozději však do jednoho měsíce od obdržení žádosti Poskytovatelem na adrese podpora@simbila.com.

4.3. Poskytovatel je oprávněn v případě opakované a nedůvodné žádosti o poskytnutí fyzické kopie zpracovávaných Osobních údajů účtovat přiměřený poplatek za administrativní náklady s tím spojené.

5. Smazání dat

5.1. Po ukončení poskytování plnění na základě Licenční smlouvy mezi Poskytovatelem a Uživatelem — typicky tím, že Uživatel zruší svůj účet — je Poskytovatel povinen vymazat data účtu Uživatele, pokud nemá povinnost uložit osobní údaje na základě zvláštního zákona.

5.2. Data uživatelského účtu se mažou ihned s ukončením poskytování plnění licenční smlouvy.

5.3. Do čtyřicetipěti (45) dnů od smazání účtu Poskytovatel vymaže data účtu Uživatele i ze záloh aplikace.

5.4. Záznamy o činnosti Aplikace (logy), ve kterých mohou být i záznamy činnosti Uživatele v jeho účtu Poskytovatel maže do jednoho (1) roku od zrušení účtu.

5.5. Poskytovatel po ukončení plnění na základy Licenční smlouvy uchovává následující data:

Emailová adresa majitele účtu (pouze pro případný nutný kontakt, nebude použita pro žádné marketingové účely).
Anketu vyplněnou při rušení účtu.
Korespondence a online rozhovory, které Uživatel měl při řešení jeho dotazů na podporu a to pomocí emailu, nebo online nástroje pro online chat (např. Olark, Facebook Messenger).
Pokud Uživatel dobrovolně odpoví na anketu Poskytovatele zůstanou takové odpovědi uchovány i po smazání účtu.

5.6. Přihlášení přes Poskytovatele přihlášení může Uživatel kdykoli odpojit v Aplikaci v Nastavení → Profil uživatele → Způsoby přihlášení; údaje podle odstavce 2.5 se tím smažou. Odpojit poslední způsob přihlášení nelze – Uživatel si nejdříve nastaví heslo, aby o přístup k účtu nepřišel.

5.7. O smazání účtu a všech údajů podle odstavce 2.5 může Uživatel požádat v Aplikaci v Nastavení → Profil uživatele, nebo emailem na info@simbila.com z adresy, kterou má u účtu vedenou. Poskytovatel žádost vyřídí ve lhůtách podle odstavců 5.2 až 5.4.

5.8. Konverzace s AI asistentem Poskytovatel maže automaticky po dvanácti (12) měsících od poslední aktivity v konverzaci; o dřívější smazání může Uživatel požádat na podpora@simbila.com. Údaje, které si asistent zapamatoval, smaže asistent na pokyn Uživatele (např. „zapomeň, že …“), jinak se smažou se zrušením účtu. E-maily doručené do schránky pro příjem faktur se mažou do třiceti (30) dnů od doručení; doklady, které z nich vznikly, zůstávají v účtu Uživatele. Záznamy o spotřebě AI kreditu (počet dotazů, cena) Poskytovatel uchovává jako podklad k vyúčtování.

6. Ostatní

6.1. Uživatel se zavazuje neprodleně ohlašovat všechny jemu známé skutečnosti, které by mohly nepříznivě ovlivnit řádné a včasné plnění závazků vyplývajících z těchto podmínek na a poskytnout Poskytovateli součinnost nezbytnou pro plnění těchto podmínek.